大規模懇親会を支える技術~ドタキャン率と戦う方法~ – Yamashiro0217の日記

年の瀬ですね。そろそろ皆様忘年会とかを企画してるのではないでしょうか?

そこで、年間10回ぐらいは技術系の勉強会の飲み会の幹事をしている僕が大規模懇親会をどう設計しているかについて書いてみます。

人数の確定

人気のある勉強会ともなると参加人数は百人近くになります。
幹事が知らない人も沢山くるでしょう。

さてそのときに、どうやって懇親会・飲み会の人数を確定させるか。

確定しません。
ドタキャンとか当たり前にあります。
ドタキャンどころか無断欠席もザラです。

ドタキャン率(無断欠席も含む)は、
知り合いの数が少なければ少ないほど高く、
懇親会参加人数が多ければ多いほど高いのが僕の実感です。

つまり、知ってる人が少なくて懇親会参加人数が多いほどドタキャン率が高い。
僕の経験で一番ひどかったときは5割超えました。
あんときはさすがに辛かったですね。ははは。

じゃあどうするか。次へ進む。

店選び・予約

そのようなドタキャン率の場合にどう店を選ぶか。
選択肢は限られます。

1.貸切
2.広い店を探す

1.はハードルが高いのであまりやったことがないのであまり助言はできませんが、
貸切にすれば割りと融通は効くのではないでしょうか。
でも貸切は少し割高になりそうなイメージがありますね。店との交渉次第でしょうか

僕は2.をよく使っています。
というか居酒屋北海道を使っています。
居酒屋北海道新宿渋谷池袋などなど、都区内の主要な駅にあることと、
とにかく広い店ばかりだからです。

じゃあ広い居酒屋を探したとして、どう予約を取るか。
ドタキャン率の見積もり具合によりますが、
例えば「参加予定人数80人だけど、ドタキャン結構でそう…」という場合を想定します。

この場合、店には「あのーだいたい席を50~70ぐらいでとってもらって、料理は50人分確定で、飲み放題はきた人数分で。人数沢山きたら料理はアラカルトで追加します」
で予約します。
こういう予約が無理な店はパスしましょう。

最初の注文

何十人とかでお店に入ると、最初の注文が大事です。

なぜならみんなに好き勝手に注文されてしまうと、全員の注文が揃うまで乾杯ができない。
乾杯ができないとなんか手持ち無沙汰でだるい。

また、たいてい、居酒屋では2時間制だったりするので時間が無駄ですね。

なので、最初の注文だけは幹事が決めてしまいましょう。
ビールピッチャーで各テーブルに2個。あと烏龍茶もピッチャーで各テーブルに」と注文し、
参加者には「最初の乾杯だけは、ビール烏龍茶でお願いします。そのあとは自由に」がいいと思います。
参加者のメンツによっては僕はこれにプラスしてコーラのピッチャーを頼みます。

会計

さて、大事な大事な会計です。

会計も沢山人数いるとだるいですね。
だるいので、僕は、各テーブルで分散会計集計システムを利用することが多いです。

「一人5000円なので、各テーブルで誰か責任もってあつめて僕まで持ってきて」
時代は分散ですよ!

また、コミュニティにもよりますが、最初の予算が4000円で、
ドタキャンが2~3人でお金足りない!とかのときは、
「やましろからのお願いをお読みください」的な寄付を一口500円とかで募るとかもいいですね
みんな大人なので500円ぐらいはすぐ集まります。
集まらなかったとしたら、ちょっとそのコミュニティやばいんじゃないですかね

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