hbstudy × qpstudy × 第17回 まっちゃ445勉強会に行ってきた。 – piyolog

5.Session3:作ってみよう緊急対策本部

最後のセッションはまっちゃ445勉強会より、AIDOさんの緊急対策本部のお話。今回は実際に作ってみるにはどうしたらいいかという内容となります。冒頭前ふりが激しく、彼女とのツーショット写真撮影から始まり、元彼疑惑で某ひろみちゅ先生が登場したり、と始まった訳ですが唐突にこの緊急対策本部の話に入ったためか、ギャップの激しさにまだついていけてないという人も多数。すごいプレゼンです。ちなみにこのツーショット写真は11月のHJに掲載されるそうなのでお楽しみに!とのこと。

内容はまたまたメモベースで行きます。手抜きですみません。

■とある電力会社の反省から
  • 本部で情報共有されていない
  • 役割分担が不明確
    • インタビューが複数人答えるとか
    • 意見を集約する本部がない、または機能していなかった
■ 緊急対策本部の課題
  • 有事しか利用しないため色々な課題も
  • たとえば次の時
    • 来客対応で使用中 
    • 施錠されていて入れない
    • 入れたが、ホワイトマーカーのインク切れコピー機の紙切れや銃器の準備不備
    • 興奮してたくさんの人が集まっても、少しの人しか役に立たない
■ どのような事態に備えるか
  • 障害時と災害時で備えるべき事態は異なる。
■ 本部室の設置状況は
  • 本社会議室を流用、役員フロア、DC東京大阪のような複数箇所の設置
■ 設置目的
  • 有事に本部機能を集約
  • 場所を固定することですぐに集まれる
  • 問い合わせ先が固定化される(社内のアドレス帳にも掲載できる)
  • 目に見える簡略化された指揮系統にする
■ 通常時の指揮系統
  • 緊急時
    • ハブになるところが必要
      • 本部にいることが出来るのは80人
      • 本部に直接問い合わせや連絡を受けると機能しなくなってしまうため
■ 最低限の基本設備
  • 有事にすぐ使えることが重要
    • PCがすぐ起動できる
    • 停電を想定してパソコンがなくても動けるようにする
■ 備えておくもの
  • 本部の運営マニュアル
  • 連絡先一覧(内線電話、携帯電話、社外連絡先)
    • 電話(内線電話、災害時有線電話)
    • コピー機(紙の資料での情報共有)
    • FAX(メール以外での営業店への正確な連絡方法
    • テレビ(情報収集)
■ 緊急対策本部質の専用/兼用
  • 専用
    • メリット:有事に駆けつければ即しようが出来る
    • デメリット:事務スペースが無駄
  • 兼用
    • メリット:事務スペースを有効活用できる
    • デメリット:有事に使用中のことがありすぐに使えない
  • 折衷案
    • 緊急時に明け渡すことを理解している部署だけが利用できる会議質にすればよい
    • 会議室予約質テムに通常の会議室同様のせない 
■ 軍艦や大型船の環境が理想型
  • 本部長は全体を見渡せる高い席に着く
  • 指揮系統が一カ所に集約
  • 各部門長は本部長に報告、判断を受け付けて行動する
  • 各部門長は自分の所管部署と通信経路を持っている
  • 数は80人ぐらいが限界
■ 机、椅子の配置の工夫
  • 失敗例
    • 一番奥に社長と役員、島ごとに担当別
      • 垣根が出来る
      • 後ろの方が状況が見えづらくなり、いらだつ
  • 成功
    • 部屋の真ん中に細長く本部長や社長などキーマンを配置
    • その周りに各部門を配置する
    • そうこれは正に魚鱗の陣
■ 情報共有の手段/活用方法
  • ホワイトボード
    • 自体の説明と対応や状況の整理で最低2枚出来れば各部門ごとに2枚欲しい
    • 記録として残すには書き写す他、携帯電話のカメラで撮影することも
  • プロジェクター
    • 時系列に並べた対応リストを表示し、完了する都度消し込みしていくと漏れが無く進めていける
    • 障害、被災状況の確認用のもう1台あると良い
    • プレスリリース東京報告の文面も精査を複数人で同時に行うことが出来る
    • 前を通りづらくなるので多く設置するのは困難(天井に設置しても要害、融通が利きづらくなる)
■ 通信、連絡の手段/活用方法
  • 内線電話
    • 会議室を流用した本部では、でん湾の回線数が足りなくなりやすい
    • 停電時は使えない
  • TwitterなどのSNS
    • 3/11には安否確認として役立ったがサービスは稼働が保証されていない
    • 最近はクジラ見たことが少ないがよく落ちていたよ
  • 携帯電話
    • 通話、メール、インターネット接続の3経路の連絡機能を持つ
    • 通話は制限されるが、メールやインターネット接続が使える可能性は高い
    • 役員ではメールが使えないかも
      • 置きっぱなしにしたり、自分の携帯しか持ち歩かないとか、電源きっているとか
      • 中々難しいツールでもある
  • 衛生系単電話
    • 高い
    • トランシーバー
    • 使い慣れない
    • 押しっぱなしのやつがいる
      • 充電が必要で有事にバッテリー切れている可能性も
  • TV会議
    • 次で。  
  • ベストな策はないので、特性をふまえた上で複数手段の準備が大切
  • 日頃から使い慣れておく
■ TV会議の活用方法
  • メールを書くのは時間を要し、電話は1対1弟子か伝わらない
  • メールは提示連絡で確認事項を伝えるのが良い
    • 1対1だと担当者が知っている情報に時間差があるために、錯綜が発生しやすい
  • メリット
    • 一斉周知
    • 古い情報が混じって錯綜することが少なくなる
    • 相手が何人集まっているかわかる
    • 確実に相手個人、部署に伝えたいときは名指しで(**いるか!など)
    • 接続先
      • 緊急対策本部室
      • 役員会議室
      • データセンター(運用、バックアップサイト)
      • 事務センター、事務所、営業本部、営業店、コールセンター
      • 全部いっぺんにつなぐと会話の切れ目がなくなり、話しづらくなる(同時にはなせるのは一人)
      • 全体と個々の業務向けのTV会議グループを作る(本部室に複数のテレビ会議装置を設置する)
      • マイクは出来れば、部屋船体の音が拾えるといい(手元に無いと話せないと考える人が増える。)
      • 部屋中の音を拾える40万ぐらいの装置を入れた。
      • TV会議のマイク高い(1個2万~8万)
保守の重要性
  • 住んでいない家は荒れるように使っていない事務スペースは荒れる
  • パソコンを起動しても、使えるようになるまで10分近くかかったりする
    • 廃棄間際のPCとかまわされたこともある
    • 古くならないようにパソコンも買い替え
    • 有事に什器備品をそろえるのは非常に大変
■ 本部室の保守状況の確認
  • 規定/ルールを作る
    • 規定されていないと多多働き業務になり、だれもやらなくなる
  • パソコンはすぐ使えるように
    • 月1ぐらいでもいいので、ちゃんとログインできる人でWindowsアップでーとやアドビパッチ、ウィルス対策ソフトの定義ファイルの更新
    • 台数も十分に確保する
  • コピー機
    • コピーカードで管理するタイプだとカードの管理者が見つからないことがある
    • 用紙がストックも必要
    • TV会議や電話の回数も必要な分確保されているか
    • 什器の整備状況
    • ホワイトボードマーカーのインク切れや模造紙やマグネットなど
■ 体制が整えば、細かい部分に目が届くようになる
  • 携帯電話の充電ケーブルが常備してあると便利
  • ハンドマイクがあると便利
    • 大声だすのつらい
    • 本部長が一斉に声かけするときに便利
      • 本部長の心意気もノリノリになる
    • 休日夜間、深夜の入館方法の周知
      • 上司は知らないことが多い
    • DCへの入館手続き、道のりを知らない人は多く、入館しょうがない人への配慮も必要
      • 複数相乗りDCだと入れてはくれるが、時間はかかる
    • 公害にあるバックアップセンターが本部になった場合はさらに駆けつけ困難
    • 災害時はタクシーの確保も困難なので、歩きでの移動も考慮
    • 停電時にドア、ゲートが開くのか。(指紋認証や暗証番号のドア)
    • エレベータが止まっても駆けつけられるか。
      • 非常階段からフロアに入れないこともある
      • 階段での移動は連絡係にとっては大変に酷なもの
  • 一斉招集
    • 電話メール館内放送
    • メールは本人が開かないとダメ
    • 電話は席にいないとダメ
    • 館内放送は応接室は会議室ではきられていることがある
■ まとめ
  • 緊急時の初動の遅れは復旧時間の遅れに繋がる
  • 情報が集約されることで対応の判断が早まる
  • 情報の錯綜が押さえられることで対応ミス、漏れ、手戻りが減り、復旧時間が早まる

つまり、

  • システム二重かしたりDCを複数借りることを比較した格段に早くなるよ
■ 大事なおまけ
  • 「昔は規定が無くても緊急時は対応できたよ」っていう人に対して。
    • 訓練だってみんなでヘルメットかぶって
      • それ小学校。
    • 阪神淡路のときなんて何も無い七kで必死に人命救助と業務継続をやっていたはず
      • 時代は変わった。
      • 年功序列雇用安定の時代は組織内に信頼関係があった
      • 今は外部委託派遣、き観光が入り乱れており、勝手に動くと責任問題に問われることもある
      • 規定なりの免罪符を作ってやらないと緊急対応が出来ない。
■ 質疑応答

(Q)今後の形として考えると社内ネットワークの可用性我確保されていればiPadであれば色々出来る。そこらへんはこれから考えていく?

(A)どちらかと言えば僕は食い止める側。金融機関はただでさえ仕事を持って帰りたがる癖が強いので。

(Q)コピー機や携帯電話の充電器、緊急避難セットがあるが、会社の場合にも事業継続を可能とする持ち出しセットとして緊急時に持ち出せる

(A)磁気情報となっているので持ち出すものは無い。紙は無い。文書管理システムが進んでいる。紙をなくすリスクもある。法廷上残さなければならないもの意外は1年で消えていく。紙で消えて次期情報だけ残る。

(コメント)電気なしでのシナリオは非常にきつい。出来ることをかなぐり捨てていくことも必要。顧客対応、人命救助が湯煎されるため、業務の多くは死ぬ。

(コメント)衛生携帯電話も状況に応じて繋がらないことがあるよ。

(Q)緊急時に符帳は有効か

(A)今は色んな人がとっかえひっかえかわっているので難しい。上の人の決済が必要なので難しい。

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